Datenschutzhinweise

§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Bewerbung und Einschreibung an der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH). Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.  B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen.

(2) Verantwortlich gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Datenerhebungen im Rahmen des Bewerbungs-, Einschreibe- und Rückmeldeverfahrens sowie der Exmatrikulation ist das Studierendensekretariat der MHH. Verantwortlich für Datenerhebungen im Rahmen der Studien- und Prüfungsorganisation ist der/die jeweilige Studiendekan_in. Unsere_r Datenschutzbeauftragte_r erreichen Sie unter Datenschutz@mh-hannover.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „Die Datenschutzbeauftragte, OE 0007“.

(3) Die MHH beachtet bei der Verarbeitung der Bewerber_innen- und Studierendendaten die gesetzlichen Vorgaben. Diese sind unter anderem:

  • Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG)
  • Hochschulstatistikgesetz (HStatG)
  • Approbationsordnung für Ärzte (ÄApprO)
  • Approbationsordnung für Zahnärzte (ZÄPro)
  • Niedersächsische Hochschulzulassungsverordnung (NHZVO)
  • Sozialgesetzbuch V (SGB V)
  • Immatrikulationsordnung der Medizinischen Hochschule Hannover (ImmaO)
  • Auswahlordnung für die Studiengänge Human- und Zahnmedizin der Medizinischen Hochschule Hannover (AuswahlO)
  • Auswahlordnung für internationale Studienbewerber der Medizinischen Hochschule Hannover (AuswahlInt)

 

§ 2 Ihre Rechte

(1) Bewerber_innen und Studierende haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DSGVO),
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DSGVO) oder Löschung* (Art. 17 EU-DSGVO),
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung* (Art. 18 EU-DSGVO),
  • Recht auf Mitteilung im Zusammenhang mit der Berichtung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung (Art. 19 EU-DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU-DSGVO),

           *sofern die Verarbeitung nicht aufgrund anderer Rechtsgrundlagen zwingend erforderlich ist

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

 

§ 3 Erhebung personenbezogener Daten bei Bewerbung, Einschreibung und im Studienverlauf

(1) Bei der Bewerbung, Einschreibung sowie im Verlauf Ihres Studiums erheben wir nur die personenbezogenen Daten, zu deren Erhebung wird gemäß der in § 1 Abs. 3 genannten Rechtsgrundlagen verpflichtet sind. Dazu gehören:

  • Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Geburtsort, u. ä.)
  • Kontaktdaten
  • Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung
  • Angaben zum Status der Krankenversicherung
  • Angaben zum Studienverlauf und Leistungsstand
  • Nachweise zu gestellten Anträgen
  • Foto für die Erstellung des Studierenden- oder Gasthörendenausweises, zur gesetzlich vorgeschriebene Aktenführung im Studierendensekretariat und ggf. zum Zwecke der Studienkoordination

(2) Sie sind im Gegenzug verpflichtet, uns die benötigten Daten für die Bewerbung, Einschreibung und weitere Studienorganisation zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns die benötigten Daten nicht zur Verfügung stellen, ist die Bearbeitung Ihrer Bewerbung, die Umsetzung der Einschreibung sowie die Organisation des Studiums nicht möglich.

(3) Zweck der Datenverarbeitung ist in erster Linie die Erfüllung der Aufgaben der MHH in ihrer Funktion als Hochschule gemäß § 3 NHG. Hierzu gehören unter anderem die berufliche Qualifikation der Studierenden, die Ausbildung des wissenschaftlichen Nachwuchses, Erstellung von Statistiken sowie die Evaluation und Weiterentwicklung von Studium und Lehre. In diesem Zusammenhang erfolgt die Weitergabe der Daten an die IT-Dienste zur Erstellung Ihrer studentischen E-Mail-Adresse, an den Betriebsärztlichen Dienst zum Zwecke der regelmäßigen Untersuchung zum Infektionsschutz sowie an die Mitarbeiter_innen der Studiendekanate zur Kurs- und Prüfungsorganisation. Im Rahmen des Einschreibeverfahrens werden zudem Namen und E-Mail-Adressen ausschließlich zur Organisation und Durchführung einer Einführungsveranstaltung an die Gruppe für Erstsemesterarbeit weitergegeben.

(4) Zugriffsberechtigte der erhobenen Daten sind die Mitarbeiter_innen des Studierendensekretariats sowie die Jahrgangs- und Studiengangskoordinator_innen der jeweiligen Studiengänge, sofern diese die Daten zur Ausübung Ihrer Tätigkeit benötigen. Die Daten werden dabei ausschließlich auf Servern der MHH gespeichert bzw. als analoge Akte auf dem Gelände der MHH durch die verarbeitenden Mitarbeiter_innen verwahrt und vernichtet. Ein Austausch von Daten mit Personen außerhalb der MHH kann im Rahmen von Verfahren zur Amtshilfe mit anderen Behörden erfolgen. Eine Datenübertragung in Drittländer findet nicht statt.

 

§ 4 Dauer der Datenspeicherung

(1) Die Speicherung, Aufbewahrung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich in den Räumlichkeiten und auf den Servern der MHH.

(2) Die Dauer der Speicherung Ihrer Daten in digitaler oder analoger Form richtet sich nach den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und nach der Notwendigkeit der Datenhaltung/-speicherung für die MHH, sofern nicht übergeordnete Interessen vorliegen. Dies beinhaltet auch die Verarbeitung zu Forschungszwecken (z. B. Studienverlaufsanalysen) sowie zur Kontaktpflege des Vereins MHH-Alumni e.V. nach Beendigung des Studiums.

(3) Die personenbezogenen Daten werden verarbeitet, bis der Verarbeitungszweck erfüllt ist, und nach einer anschließenden Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren nach den Vorschriften der Landesaktenordnung Niedersachsen (Nds. AktO) vernichtet oder anonymisiert.

(4) Unabhängig davon werden Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Zahlungsvorgängen entsprechend den Vorschriften des Haushalts-/Steuerrechts für 10 Jahre aufbewahrt und dann vernichtet.

(5) Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang einer erneuten Zeugniserstellung (gem. Rd. Erl. d. MWK v. 30.04.2013) oder zur Erstellung von Studienzeitnachweisen für die Beantragung von Leistungen bei der Deutschen Rentenversicherung notwendig sind, werden 50 Jahre aufbewahrt.

 

§ 5 Hochschulportal/MHH Online Campus

Informationen zu einzelnen Verarbeitungen

Verarbeitung von Logdaten (Zugriffsdaten)

Bei der Nutzung des Webangebots wird der Zugriff auf Seiten, ob der Zugriff erfolgreich war, der Zeitpunkt, das übertragene Datenvolumen und die IP-Adresse des anfragenden Rechners zur Erkennung von Fehlern erhoben. Die Speicherung der IP-Adresse erfolgt verkürzt, sodass eine Identifizierung nicht oder nur mit einem Aufwand möglich ist, der in keinem Verhältnis zu dem Erkenntnisgewinn des anfragenden Anschlusses steht. Die Verarbeitung erfolgt nur intern und auf Basis von Art. 6 Abs. 1 f) EU-DSGVO, wobei das berechtigte Interesse in der Fehlererkennung liegt. Die gespeicherten Logdaten werden nach 7 Kalendertagen automatisch gelöscht.

 

Account

Voraussetzung für die Nutzung nicht öffentlicher Bereiche des Webangebots wie z. B. das Bewerber- und Alumnimanagements, ist das Bestehen eines Nutzeraccounts. Zur Erstellung des Accounts werden die folgenden personenbezogenen Daten zwingend benötigt: Anrede, Nachname, Vorname, E-Mail-Adresse und ein selbst gewähltes Passwort.

Ohne vollständige Angabe dieser Daten kann kein Nutzeraccount zugewiesen werden und somit können die nicht öffentlichen Bereiche des Webangebots nicht genutzt werden. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e) EU-DSGVO zum Zweck der Zugangsbeschränkung von nicht öffentlichen, geschützten Teilen des Webangebots der Medizinichen Hochschule Hannover auf registrierte Nutzerinnen und Nutzer. Die Accountdaten werden nicht an Dritte übermittelt. Die Löschung erfolgt 5 Jahre nach Exmatrikulation zum jeweiligen Semesterende.